O evento corporativo, seja ele a convenção nacional de venda da sua empresa, um congresso, ou a reunião do time de vendas, é o momento de reunir os seus colaboradores ou clientes/convidados durante um tempo limitado, no qual você precisa engaja-los e conseguir passar as informações relevantes. É também a ocasião de obter o maior número de informações da parte deles. Ou seja, conhecer suas expectativas, opiniões, sugestões, o que faz desse evento o momento mais importante do ano para seu departamento.

Os Aplicativos para eventos corporativos passaram a ser usados em 2009, e hoje existem varias soluções no mercado. Cada uma com suas vantagens e desvantagens, do ponto de vista tecnológico e de serviços.

Na hora de se decidir você tem que escolher uma delas. Mas qual?

O objetivo deste artigo é explicar o que levar em conta para escolher seu Aplicativo. Então vamos começar:

• Plataforma PaaS ou Aplicativo “do zero”?

Logo no início, poderá surgir a tentação de criar um aplicativo “do zero”, isso quer dizer desenvolver um aplicativo próprio, com o intuito de ter uma ferramenta completamente customizada, de acordo com os desejos e idealizações. Se você tem um ano para desenvolvê-lo, pode tentar. Caso não tenha todo este tempo, é preciso descartar essa opção.

O aplicativo totalmente desenvolvido para aquele evento além de ser oneroso, pois demandará um grande investimento, apresenta um risco enorme pelo fato de nunca ter sido testado. Ele poderá apresentar defeitos, dificuldades para inserir conteúdos durante o evento ou simplesmente nem funcionar. E isso pode acontecer justamente no dia em que seu (sua) Presidente estiver lá.  

Além disso, você não poderá reutiliza-lo no futuro, pois ele é especifico.

Dadas essas limitações e complexidades de desenvolvimento próprio, nossa orientação é:

Optem por uma Plataforma de aplicativo (PaaS).

Os aplicativos de evento são moduláveis e podem ser criados e customizados em algumas horas. Além dessa vantagem, a plataforma de aplicativo apresenta outras vantagens, como veremos a seguir.

Passo I

Segurança e Proteção de Dados

Escolher uma plataforma segura é requisito básico no processo de decisão. Certifique-se de que ela não seja vulnerável a invasões ou Hacking e que esteja alinhada às conformidades da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Pergunte também ao seu fornecedor quais medidas ele implantou e se ele tem referencias.

Com essas informações em mãos, você certamente terá filtrado as empresas mais seguras e críveis. São poucas no ramo capazes de atender a esse requisito essencial.

Passo II

Qual das empresas você irá escolher? Para responder a essa pergunta você precisa saber o que espera do aplicativo, realmente.

Antes de pensar em KV (key visual), botões ou conteúdo, defina primeiro a dinâmica que sua empresa gostaria de imprimir ao evento e ao app. É possível que sua equipe deseje publica-lo num determinado momento e isso pode ter alguns desdobramentos.
Por exemplo: inserir um ícone de Pesquisa de Satisfação no app, sendo que o evento nem começou. Importante é entender que um app modulável é extremamente flexível e poderá sofrer alterações ao longo do evento.

Nossa sugestão é: não engesse o aplicativo. Tenha sempre em mente que ele poderá assumir diferentes “caras” e funcionalidades ao longo do evento (períodos pré e pós também).

Passo III essencial a conexão

• O Acesso

Facilitar o Acesso a seus participantes é o mais importante para o engajamento. Por isso aconselhamos uma Plataforma que te dê 2 possibilidades de acesso: app nativo para download nas lojas da Apple (iTunes) e da Google (Play Store) e também uma versão WebApp.

O WebApp é o acesso a seu aplicativo a partir do browser Internet (navegador). Em muitos casos encontramos pessoas que têm celulares mais antigos, sem espaço para novos downloads, ou simplesmente não querem baixar o aplicativo.

Tendo a opção do WebApp, o participante só se conecta ao aplicativo diretamente via o navegador do seu celular, e pode criar um atalho na tela principal do celular de 1Ko. O que isso quer dizer? Não tem mais desculpa para não usar o app.

Além disso, a plataforma deve fornecer aplicativos tanto públicos, quanto privados.

Pronto! Você acabou de resolver o fundamental para criar o seu app. Agora vamos entrar na parte operacional.

O Seu Evento tem sempre as mesmas 3 etapas:

O PRE EVENTO, o EVENTO e o POS EVENTO.

• O PRE EVENTO

É Essencial ser bem negociado para Eventos de tipo convenção Nacional por exemplo.

O Aplicativo deve facilitar ou mesmo solucionar a gestão logística dos participantes, a fim de recepciona-los nas melhores condições.

Por exemplo: o app pode conter as informações logísticas (Eticket, Horário de Check-in no Hotel Numero de quarto, Transfer), e campos customizáveis para preenchimento de dados faltantes para finalizar o booking ou check-in no hotel (RG, CPF, regime alimentar, etc). O app deve ser uma ferramenta de apoio a você, empresa ou agência, no gerenciamento logístico do evento.

• O EVENTO

Chegamos ao grande momento! E durante o evento todo mundo quer fazer bonito, certo? Portanto é a hora de optar pela plataforma que te ofereça o maior número de possibilidades/funcionalidades para proporcionar uma incrível experiência às pessoas e ter agilidade durante o seu evento.

Escolhe a plataforma mais completa para poder ter agilidade durante seu evento.

O evento não se define apenas pela agenda, palestrantes e participantes. Neste universo dos eventos, sabemos que os imprevistos fazem parte do dia a dia. Sejam eles uma nova demanda, um novo desejo, ou uma alteração de última hora.

É fundamental que o aplicativo possa se adaptar e responder às mudanças em tempo real, sem comprometer o funcionamento geral ou mesmo “travar”.

O aplicativo:

-Deve ser capaz de gerenciar as desconexões intempestivas de Internet, e ter um funcionamento mínimo em modo off-line;

-Deve respeitar o KV do Evento, ou seja, ser customizável, do ponto de vista visual;

-Pode ser personalizado em função do perfil de cada participante;

-Capaz de realizar modificações em Tempo Real;

 INTERATIVIDADE CONTEUDOS ENGAJAMENTO

A interatividade e os conteúdos são os principais meio de você e sua empresa conseguirem aumentar o engajamento dos (as) participantes. Os aplicativos mais completos poderão te oferecer inúmeras funcionalidades:

• Checkin através do Aplicativo – credenciamento, controle de salas, lista de presença com QR codes. Boa maneira de engajar o usuário e convencê-lo a baixar o app;
• QUIZ e Faça Perguntas ao Vivo;
• Pesquisas (Avaliações de Satisfação) ;
• Mural de Publicações;
• Espaços para feedbacks, comentários, sugestões;
• Conteúdos multimídias, como fotos, vídeos, documentos (PDF, Excel, Word, PPT, etc)

O POS EVENTO

O Evento acaba, mas o trabalho continua, e de forma intensa. Agora é hora de extrair todos os resultados e dados do app para ter uma análise detalhada do evento e entender qual foi seu retorno.

O Aplicativo deve ter Analytics concretos, que te permitirão analisar como o aplicativo foi usado e extrair todos os resultados das interatividades e acesso às funcionalidades e conteúdos.

APOIO

Falamos exclusivamente do aplicativo, a tecnologia. No entanto não é menos importante falar da equipe que irá te acompanhar. O suporte!

Uma tecnologia sem um bom suporte pode se tornar numa ferramenta ociosa, incompreensível, limitada. Seu novo parceiro deverá estar presente desde a primeira reunião de briefing e idealização do app, até o suporte 24h durante o evento (remoto ou presencial) e entrega dos relatórios finais.

Por que em poucas linhas conseguimos ler sua mente e apontar caminhos?

Porque A Fivents é pioneira no mercado brasileiro como empresa de consultoria e distribuidora de aplicativos para eventos, desde 2009, período em que se iniciou, de fato, o processo de transformação digital de eventos.

Em 2017 A Fivents resolveu desenvolver sua própria plataforma para poder atender às novas necessidades dos seus clientes, pois via que as evoluções tecnológicas dos fornecedores nacionais e internacionais eram limitadas. Assim passamos a integrar o desenvolvimento à empresa para atendermos as demandas e também propor novas ideias e funcionalidades para o mercado.

Por isso o Aplicativo da Fivents é o resultado de anos de experiência, respondendo aos desejos dos clientes e proporcionando uma UX única, além de ser uma ferramenta extremamente flexível e democrática.

Trabalhamos com grandes, médias e pequenas empresas, associações, institutos, entre outros players; tanto no Brasil, quanto na Europa e EUA. Por ser um modelo flexível e replicável, podemos atender todos os mercados e clientes a nível internacional.

A partir da sua plataforma MultiApp, a Fivents cria aplicativos mobiles totalmente personalizados e 100% funcionais, a fim de dinamizar os eventos e as viagens corporativas, facilitar a organização, otimizar os processos, melhorar o alcance e a efetividade da comunicação, e, por fim, aumentar o engajamento dos(as) usuários(as) e colaboradores(as). Tudo isso graças à uma tecnologia aprovada por vários clientes nacionais e internacionais.